Повідомлення про прийняття працівника на роботу: практичні моменти

Відповідно до Закону України № 77-VIII від 28.12.2014 року “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці” частину 3 ст. 24 КЗпП було викладено в новій редакції.

Так, наразі в КЗпП зазначається, що працівник не може бути допущений до роботи без дотримання двох вимог, а саме:

1) укладання з ним трудового договору (видання наказу чи розпорядження про прийняття на роботу);

2) повідомлення роботодавцем, як платником єдиного соціального внеску, фіскального органу за місцем обліку про прийняття працівника на роботу.

Форма та порядок подання повідомлення визначається Постановою КМУ № 413 від 17.06.2015 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття».

Однак цією Постановою не врегульовано усі питання, які виникають на практиці при подачі таких повідомлень. Таким чином, у форматі “запитання”-“відповідь” проаналізуємо певні колізійні моменти, які виникають на практиці стосовно заповнення та подання повідомлення про прийняття працівника на роботу.

1) Як повідомити ДФС про прийняття на роботу керівника новоствореної юридичної особи?

Це є, напевно, найактуальнішим та найбільш колізійним питанням із усіх. Ця прогалина створює середовище для різного тлумачення та існування протилежних думок щодо врегулювання подібної ситуації.

Органи Державної фіскальної служби, Мінсоцполітики та частина фахівців в галузі права займають позицію щодо необхідності подання повідомлення про прийняття (обрання) на роботу керівників новостворених юридичних осіб.

В основі такої позиції лежить лист Мінсоцполітики України від 18.09.2015 року №14209/0/14-15/13, яким надано роз’яснення щодо порядку застосування норм Постанови Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 року № 413 та відповідно до якого, у випадку прийняття керівника на новостворене підприємство, установу, організацію повідомлення про прийняття працівника на роботу до територіальних органів ДФС має бути підписано особою, яка визначена внутрішніми документами підприємства, установи, організації або установчими документами.

Фахівці, які підтримують позицію щодо необхідності подання повідомлення про прийняття (обрання) на роботу керівників новостворених юридичних осіб, стверджують, що для того, щоб підприємство стало суб’єктом господарської діяльності, воно має набути статусу юридичної особи шляхом державної реєстрації.

Проте, фактично функції роботодавця засновники (власники) підприємства можуть виконувати і до реєстрації юридичної особи. Згідно зі ст. 65 ГК України для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) або уповноважений ним орган призначає (обирає) керівника підприємства. У разі найму керівника підприємства з ним укладається договір (контракт).

Оскільки під час реєстрації підприємства зазначаються дані про його керівника, то трудові відносини між засновником (власником) підприємства та керівником новоствореного підприємства можуть розпочинатися до реєстрації підприємства як юридичної особи залежно від дати наказу про призначення директора.

Інша ж частина фахівців вважає, що повідомлення про прийняття на роботу не повинно застосовуватись до керівника новоствореної юридичної особи. Їх аргументи грунтуються на ч. 4 ст. 87 ЦК України (юридичнa особa вважaється створенoю з дня її державної реєстрації) та тій обставині, що для вчинення реєстраційної дії із створення юридичної особи реєстратору повинні подаватись дані про керівника, таким чином, його прийняття на роботу фактично відбувається у цей день, а тому повідомити ДФС до цього немає фактичної можливості.

Таким чином, враховуючи колізійність норм законодавства, позицію органів ДФС, Мінсоцполітики, з метою уникнення отримання штрафу та можливої подальшої судової тяганини щодо його оскарження, у випадку прийняття керівника на новостворене підприємство, установу, організацію фахівці радять за день до державної реєстрації юридичної особи подати до територіальних органів ДФС повідомлення про прийняття керівника на роботу за підписом особи, попередньо визначеної внутрішніми документами підприємства, установи, організації або установчими документами.

2. Чи можна подати повідомлення у день прийняття працівника на роботу?

Згідно із ч.3 ст. 24 КЗпП “працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору… та повідомлення…”. Частину 2 Постанови КМУ № 413 від 17.06.2015 сформульовано більш однозначно: “повідомлення про прийняття працівника на роботу подається… до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором…”. Таким чином, повідомлення можна подати у день прийняття працівника на роботу (день видачі наказу), однак за умови, що до роботи працівник ще не приступив.

До того ж слід зважати на наступний момент: оскільки у повідомленні передбачено зазначати лише дату формування повідомлення, і у ДФС на штампі, який ставиться, як відмітка про подання повідомлення, також не передбачено зазначення години прийняття повідомлення, то його слід подавати до дати, з якої працівник почне працювати, що означає на практиці – за день до початку роботи.

3. Чи потрібно подавати повідомлення у разі прийняття на роботу нерезидентів?

Так, це необхідно. Працюючи в Україні, іноземці мають рівні з громадянами України права та обов’язки в трудових відносинах, якщо інше не передбачено законодавством і міжнародними договорами України.

4. Як діяти, якщо працівника прийнято на роботу, в той час як за попереднім місцем роботи його ще не звільнено?

На практиці трапляються непоодинокі випадки, коли працівник на нове місце роботи надає трудову книжку на декілька днів пізніше ніж його було прийнято і виявляється, що з дати прийняття працівника на роботу до дати фактичного надання працівником трудової книжки, він був ще офіційно працевлаштований за попереднім місцем роботи.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу до фіскального органу вже подано із зазначенням дати фактичного прийняття працівника на роботу.

Для того, щоб уникнути накладення штрафу можливий такий варіант дій:

- на вказаний період оформити працівника, як сумісника. Тобто, працівник має подати відповідну заяву про прийняття на роботу, а роботодавець внести зміни до наказу про прийняття працівника на роботу;

- скоригувати відомості, зазначені в Повідомленні на цього працівника, а саме у графі 4 «Категорія особи» замінити «1 — наймані працівники з трудовою книжкою» на «2 — наймані працівники без трудової книжки». Для цього сформувати «скасовуюче» Повідомлення, як зазначається в п.1 цієї інформації;

- після цього, щоб уникнути необхідності подання Повідомлення про укладення трудового договору за основним місцем роботи і, як наслідок, — штрафів за його несвоєчасне подання, потрібно змінити статус «сумісництво — основне місце роботи». Для цього отримати від працівника заяву про переведення з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи та оформити це переведення працівника відповідним наказом.

5. Чи потрібно подавати повідомлення на осіб, що виконують роботу, наприклад, за договором підряду?

Порядок укладення цивільно-правових договорів (в тому числі договору підряду) регулюється нормами не трудового, а цивільного законодавства. Водночас у статті 24 КЗпП України йдеться саме про найманих працівників, які працюють за трудовим договором. Тобто, в даному випадку вказане повідомлення не подається.

6. Чи необхідно подавати повідомлення у разі виходу працівника з декретної відпустки?

Згідно із законодавством (ч.3ст. 2 Закону України «Про відпустки») на період будь-якої відпустки зберігається посада і місце роботи. Тобто у такій ситуації трудові стосунки із працівником, що знаходиться y відпустці по догляду за дитиною, не переривалися. Таким чином, стосовно працівника, що повернувся до роботи з декретної відпустки, повідомлення про прийняття працівника на роботу надавати не треба.

7. Чи можна подати повідомлення лише у паперовому вигляді?

Відповідно до листа ДФСУ від 05.10.2015 р. № 21095/6/99-99-17-03-03-15 власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган (особа) чи фізична особа подає повідомлення про прийняття працівників на роботу згідно з додатком до постанови КМУ № 413 від 17.06.2015 на паперових носіях за умови, якщо на дату формування такого повідомлення у страхувальника трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма найманими працівниками, тобто у повідомленні заповнюються рядки не більше ніж на п’ять прийнятих осіб, незалежно від кількості уже працюючих на підприємстві найманих працівників.

8. Яким чином можна виправити помилку (описку) в повідомленні?

Дане питання роз’яснено у Листі Мінсоцполітики № 1336/13/84-15 від 09.10.2015 р., де зазначається, що у разi допущення помилки роботодавцем та необхiдностi внесення змiн до повiдомлення про прийняття працiвника на роботу подається повiдомлення типу «скасовуюче» з помилковими даними i одночасно повiдомлення типу «початкове» з правильними даними.

Зважаючи на колізійність описаних ситуацій, а також відсутність їх належного законодавчого врегулювання, з метою уникнення помилок та необгрунтованих штрафів і, як наслідок, судових проваджень, вбачається за доцільне робочим групам та фахівцям приділити вивченню даного питання більше уваги з метою уніфікації підходів до вирішення проблемних ситуацій та у будь-якому разі мати висновки фахівців у галузі права.